REFERAT FRA STYREMØTE 19/11-19

Sameiet Promenadebygget Kjøita

Referat fra styremøte 19.11.2019

Sak 32-19/20  Godkjennelse av referat fra styremøte 15.10.2019

 Referat godkjent, hvor følgende saker videreføres:

·       Ventil 4 etg.:       Utbedring og maling må foretas. Ansv. ES/KOV

·       Parkvesenet:       KOV tar kontakt for et møte ang. vedlikehold av uteområdet sam

                                  kanalen.  Velforeningen inviteres med. 

·       Søppel-sortering:       Det orienteres på årsmøte om at det våren 2020 gjennomføres

                           en samling for praktisk opplæring v/ Avfall Sør.  Ansv.: TK

·       Takplater:       Det skal vurderes muligheten for å sprøytemale platene. Ansv.: KOV

Sak 33-19/20: Perioderegnskap pr 09’2019

 Regnskapet tas til etterretning.

Regnskapet viser pr september et overskudd på 195.700,-.  Dette er et negativt avvik mot budsjett på 104.900,-.  Avviket ligger primært innenfor nødvendig reparasjon /vedlikehold.

Regnskapet inkluderer en ekstrainntekt på 400.000,- ved sluttoppgjør salg av parkerings-rettigheter.  God likviditet.

Sak 34-19/20: Vaktmestertjeneste

I ekstraordinær styremøte 12.11.2019 ble det besluttet å inngå en ny 1 års avtale med Servicepartner, etter innhentet tilbud fra 2 leverandører ( årlig kostnad 182.835,- ).

Det er i avtalen en redusert vaskefrekvens i forhold til någjeldende avtale, ved at 1 etg. og ned til kjeller vaskes ukentlig, mens hele fellesarealet vaskes annenhver uke (dvs. som i dag).

Forøvrig ingen endringer, dog kan nevnte forhold justeres dersom vi ikke er fornøyde med denne ordningen.

Manglende utført arbeid regner vi med vil bli kompensert fra Servicepartner ved at sameiet ikke betaler faktura på ca. 19 000 NOK.  Avsluttende møte med Servicepartner den 29.11. 2019. Ansv.: KOV/ES

Sak 35-19/20: Avløpssystem (spyling /rensing)

 Det er gjennomført befaring av firmaet Power Clean, hvor vi foreløpig takker nei til tilbud om spyling /rensing til en ca. pris på 131. 880 kr. Vi arbeider med visse alternativ.

Dog etter 11 år, anbefales følgende: 

           Avløpsrens: Dersom det i leiligheten er dårlig avrenning på kjøkkenet, anbefales det at hver leil. går til innkjøp                    av en flaske MUDIN for rens.                                                                                                                           

                   Luftventil på våtrom:

           Det innhentes tilbud fra Servicepartner for rens av ventiler i leiligheten.

           Dette vil være et tilbud til hver leilighet, som de selv må bekoste.

            Eget info skriv vil snarlig bli sendt ut.  Ansv.: KOV/ES

Sak 36-19/20  Julen 2019

          Det skal settes opp juletre ved hver inngangsdør.  Ansv.: TK

Sak 37-19/20  Eventuelt

Heis service:   Reber Schindler kontaktes med anmodning om at det gis beskjed i forkant av

service på heisene.  Dette for å kunne gi info til beboerne i forkant.

Ansv.: ES

Neste styremøte:

Desember – tidspkt avtales når utkast til budsjett 2020 foreligger.

REFERAT STYREMØTE 15/10-2019

Sameiet Promenadebygget Kjøita

Referat fra styremøte 15.10.2019.

Sak 25-19/20  Godkjennelse av referat fra styremøte 05.09.2019

Referat godkjent, hvor følgende saker videreføres:

Nedvask     -    vurderes i forbindelse med budsjettprosessen (kostnad ca 25 tkr)

Takplater   -    nytt tilbud skal innhentes, og vurdering foretas i budsjettprosessen KOV 

Av saker under pkt. 24-19/20 Diverse, gjenstår for oppfølgning:

Ventil i 4 etg   -utbedring og maling må foretas. Ansv.: ES/KOV

Renhold          -innarbeide at inngangspartiene også støysuges. Ansv.: ES

Parkvesenet    -KOV tar kontakt for et møte ang vedlikehold av uteområdet samt kanalen. 

                         Velforeningen inviteres med. Ansv.: KOV

Søppelsortering             -vurdere muligheten for praktisk opplæring på årsmøtet.         Ansv.: TK

Sak 26-19/20  Vaktmestertjeneste

Avtalen med Servicepartner er sagt opp for reforhandling.  Erfaring fra nåværende periode skal gjennomgås med selskapet, og nytt tilbud innhentes.

Nytt tilbud mottatt fra BraBo etter gjennomgang av bygget.

Ansv.: ES/KOV

Sak 27-19/20  Forsikring (Boalliansen)

Styret besluttet å tegne tilleggsdekning, hvor vannskade i bygningen dekkes uansett hvor vannet kommer inn, dog ikke hvis det skylles svikt i vedlikehold.  Utbedring av selve feilen dekkes ikke, men de svarer for følgeskadene.

 Sak 28-19/20  Avløp og ventilasjon

Velstyrt.no vil foreta befaring av ventilasjonsanlegget, luftesjakter og avløpssystem.  Befaringen er kostnadsfri og gjennomføres i en leil i hver etg den 7. november kl. 10.00. Ansv.: ES/KOV

Sak 29-19/20  Billading

Lading av el-bil / hybridbil avregnes hvert kvartal.  Forbrukstallene hentes direkte ut av ladesystemet.  Prisen er satt til kr. 1,50 pr KWH. 
Dette dekker etter beregning strømkostnaden med bra margin ( utjevnet over hele året ), samt et bidrag til selve anlegget. 

Prisen vil revurderes ved betydelige økninger i strømprisen, den vil ikke bli lavere enn 1,50/KWH.

Sak 30-19/20  Stell av uteområde

Gartner steller plantene i begge ender av bygget samt ved inngangspartiene.

For å få en ryddighet / struktur på oppdraget har styret vedtatt følgende plan:

·       Plantene i inngangspartiene stelles og beskjæres etter behov.

·       Plantene i hver ende:  Rosene beskjæres hver vår.  Øvrige busker beskjæres en gang årlig              etter blomstring.

·       Ugressfjerning, gjødsling og sprøyting gjøres etter avtale.

·       Arbeidet utføres på timer etter avtalt plan.

Sak 31-19/20  Eventuelt

·       Skriv angående «postkasse» sendt ut til alle leiligheter.

Frist for å besvare om beboer har mail til å motta post fra styret m.m. er fortsatt ikke utløpt ( 1.novem

·       Boule/Petanque: Det er kommet ønske fra beboere om mulighet for å få til en bane for spillet.  TT ansv. for å vurdere mulighetene.

Neste møte: Tirsdag 19/11 kl. 18.

REFERAT STYREMØTE 5/9-2019

Sak 21-19/20  Godkjennelse av referat fra styremøte 18.06.2019

Referat godkjent, med følgende kommentar.

Saker for videre behandling, se pkt. 22-19/20.

Sak 22-19/20  Saker for videre behandling:

Nedvask:Tas inn i budsjett 2020 (kostnad ca. 25 000 NOK)

Heisdører:Dørene i nr. 24 og 28 er malt i sommer.

Rekkverk:Middel for impregnering er kjøpt inn, og vask foretas i høst.

Påfyll av stein:Besiktigelse av stein som kan leveres fra Tveit.  Ansv. ES/KOV

Evt. påfyll gjøres ved dugnad, med tillegg av fjerning av ugress

Takplater:Skifte av takplater i kjelleren er kostbart i hht listepris.

Tilbud skal hentes inn, men prisen må vesentlig ned for at dette tas inn i budsjett 2020.  Ansv. KOV

Sak 23-19/20  Oppfølgning av avtaler:

Serviceavtaler og andre avtaler som har forfall i 1.kvartal 2020 med varslingsfrist 3 mnd før forfall, skal gjennomgås av ES / KOV.

Boalliansen (IF).Det skal avklares om tilleggsdekningen også dekker vanninntrengning fra taket. Ansv. ES

Det skal foretas informasjon til beboerne hva fellesforsikringen dekker i den enkelte leilighet. Ved evt skade skal beboer dekke egenandelen. Ansv. KOV

Sak 24-19/20  Diverse:

Garasjeporten – ny motor installert.

Ny pumpe i tekn.rom er installert.

Nødlys i 4 etg hvor det har vært vanninntrengning er nå tettet.

Vedlikehold av blomstene inne – rapport sendt selskapet.

Ventil i 4 etg – det skal vurderes om en annen type ventil kan skjule fuktskaden.

Ansv.: KOV/ES

Sofus; service og vinterlagring på Vennesla.  Ansv. KOV

Renhold – forsøke å få inn at inngangspartiet også støvsuges. Ansv. ES

Parkvesenet – det søkes oppnådd et møte for å drøfte vedlikehold av uteområdet samt kanalen. Ansv. KOV

Søppelsortering – vurdere mulighet for praktisk opplæring v/ Returkraft på årsmøtet. Ansv. TK

REFERAT STYREMØTE 18/6-2019

Referat fra styremøte 18.06.2019
Til stede: Eivind Soldal
Kjell Ove Viken
Torleif Knutsen
Tomm Thorkildsen
Kari Pettersen

Sak 18-19/20 Godkjennelse av referat fra styremøte 27.05.2019
Referat godkjent, med følgende kommentarer:
Nødlyskontroll; Rimeligere alternativ er valgt, enn tilbud mottatt fra OneCo. Innstallering foretas i løpet av sommeren.
Det er inngått ny 3 årig avtale med GET (ca. 9000 NOK rimeligere enn dagens avtale).
Telenor er tilskrevet av ES.

Sommerfest 2019:
Gode tilbakemeldinger på årets arrangement og maten – fungerte bra å være i parkeringskjelleren.
En stor takk til Pål Guthe for flott musikk.
Det er gitt beskjed til gartneren om oppgradering av beddene ved inngangspartiet, som forventes
gjort i nær fremtid.

Følgende saker tas videre:
a) Nedvask; Følges opp etter sommeren. Heisdørene må i tillegg males.
b) Rekkverk; Impregnering av rekkverket tas opp med Tønnesen Rustfritt AS. Ansv.: ES

S0ak 19-19/20 Ferieavvikling:
Sofus Tekn fungerer klipperen nå greit, og den bør ikke skape problemer i sommer.
Ny pumpe i tekn. rom – denne blir installert i nær fremtid. TT kontaktpers.
Vanning av blomsterbedd: Langeland ansv. for nedre side av bygget

T.Knutsen ansv. for øvre side av bygget (slange tilkoblet)
TT / KP ansv. for beddene ved inngangspartiet
Beddene mot Otra skal ikke vannes.

Sak 20-19/20 Eventuelt:
Påfyll av stein Gjennomføre dugnad i aug./sept.

kifte av takplater i parkeringskjelleren – vurderes i budsjettprosessen for 2020.

REFERAT STYREMØTE 27/5-2019

Referat fra styremøte 27.05.2019
Til stede: Eivind Soldal
Kjell Ove Viken
Torleif Knutsen
Tomm Thorkildsen
Kari Pettersen

Sak 9-19/20 Godkjennelse av referat fra styremøte 02.04.2019
Referat godkjent, hvor følgende sak videreføres:
Nødlyskontroll – det er innhentet alt. tilbud til OneCo med annen løsning som nå vurderes.
Ansv.: KOV

Sak 10-19/20 HMS

Det ble besluttet å gjennomføre brannøvelse annet hvert år, neste gang 2020, hvor deltakelse anbefales å være obligatorisk.

Vaktmester har ansvar for å gjennomføre kontroll av nødlys og rømningsvei.
Tilbud fra Sørl. Boligbyggelag ble vurdert ikke aktuelt.

Sak 11-19/20 Telenor
Get skal kontaktes for revurdering av tilbud, dagens avtale utløper i 2019, under henvisning til
mottatt tilbud fra Telenor.
Avtalen med Get har 3 mnd’s oppsigelse.
Ansv.: ES, KOV og TT

Sak 12-19/20 Blomstereng mot Otra
Av innkjøpt frø, har vi igjen ca 50% til neste år.
Ved neste dugnad må det vurderes å sende ut påminnelse, da oppmøte denne gangen var skuffende.

Sak 13-19/20 Nedvask
Det er innhentet tilbud på nedvask av alle fellesareal. Kostanden beløper seg til kr.16.550, og ble besluttet gjennomført.
Tønnessen Rustfritt AS skal kontaktes mht middel for vask av heisdørene.
Ansv.: ES

Sak 14-19/20 Rekkverk
Bestilling er foretatt, basert på innhentet ønske / anbefalinger fra beboerne. Forventes levert og nstallert i nær fremtid.

Sak 15-19/20 Kjøita Servicesenter
Brosjyre lagt i postkassene til alle beboere 27/5.
Mail sendes alle beboere med tidspunkt for informasjonsmøter (dato, klokkeslett og sted). Ansv.: ES

Sak 16-29/20 Sommerfest
Utsendelse av invitasjon m/ påmelding Ansv.: TK
Innkjøp av 2 stk Boule og 2 stk golf-stigespill Ansv.: TK
Bestilling av mat ( asiatisk preg ) Ansv.: KOV
Musikk Ansv.: KOV
Bestilling / henting av bløtkake Ansv.: TK
Dugnad 1 t. før festen, hvori inngår utsetting av bord, stoler m.m.
Drikke, bestikk og tallerken må medbringes.

Sak 17-19/20 Eventuelt
Det ble besluttet å engasjere gartneren til å ta ansvar for oppgradering av beddene ved
inngangspartiet. Ansv.: ES

Neste styremøte:
Tirsdag 18/6 kl. 17.00 hos Torleif

Referat fra styremøte 02.04.19

Referat fra styremøte 02.04.2019

Til stede: Eivind  Soldal, Kjell Ove Viken, Torleif Knutsen, Tomm Thorkildsen, Kari Pettersen

Sak 1-19/20;  Godkjennelse av referat fra styremøte 27.02.2019:

      Referat godkjent, hvor følgende sak videreføres:

Nødlyskontroll:

Merknader fra kontrollen, foretatt av OneCo, skal avsjekkes og alt. tilbud innhentes.

Ansv.: ES/KOV

Sak 2-19/20;  Plassering av midler på fastrentekonto.

Det ble besluttet å plassere NOK 500.000,- på fastrentekonto i Sparebanken Sør for 1 år, med avtalt rente 1,8% p.a.

Ansv.: ES

Sak 3-19/20;  Arbeidsfordeling:

Fordeling av «faste» arbeidsoppgaver:

KP          Styremøter -  agenda / referat.  

Årsmelding

KOV       Teknisk ansvarlig, bygget

              Brønnøysund

              Oppdatere hjemmesiden med nye / oppdatere dokumenter inkl. oppdatering av «info til 

              nye beboere»

ES           Utsendelse av styrereferat på mail til alle beboere

              Ajourhold av mailoversikten til alle beboere

TT          Ansvarlig for «Sofus» + tekn. assistent, bygget

TK          Ansvarlig for fakturering av kjøl/frys m.m. i bodene, etter innhentet informasjon fra alle

             beboere.

ES/KOV       Oppfølgning av alle avtaler m/ frister.

Kommunikasjon internt i styre:

·        ved mail, forventes tilbakemelding til avsender på at mailen er mottatt og lest.

·        unntak:  dersom mailen gjelder sak til behandling på kommende styremøte, da skal dette                          fremgå tydelig av mailen.  KP ansv. for å notere saken på agenda til førstkommende møte.

Oppgangsansvarlig:

24/ TK,  26/ES og 28/KOV.

Sak 4-19/20;  Rekkverk                                                                                                                         Side 2 av 2

Tilbud innhentet fra Tønnessen Rustfritt AS.

Det skal bes om en mindre prøvemontering i stål, for å se design og innfesting på mur.

Dersom pulverlakkering velges er fargen: RAL 7015.

Ansv.: ES

Sak 5-19/20; Styregodtgjørelse

Godtgjørelsen ble i årsmøtet 14/3-19 vedtatt økt til samlet NOK 70.000,-, som ble besluttet fordelt som følger:

ES (formann)      NOK 25.000

KOV                    NOK 15.000

Øvrige medl.      NOK 10.000 hver

KP ansv. for å gi beskjed til Merkantil Service AS v/ BHJ.

Sak 6-19/20; Blomster ved elvebredden

Følgende ble vedtatt:

1.      Innkjøp av frø + spray i forkant                         Ansv.: KOV

2.      Fresing v/ gartneren                                            Ansv.: ES

3.      Raking ved dugnad av beboere                         Ansv.: TT

4.      Såing ved dugnad av beboere                            Ansv.: TT

I det tilfelle gartneren ikke kan påta seg oppgaven med fresing, må fres leies inn og arbeidet gjennomføres ved dugnad.

Sak 7-19/20; Sommerfest 15/6.19

Utsendelse av invitasjon + avklare mulighet for musikk. 

Ansv.: TK

Øvrige oppgaver fordeles ved neste styremøte.

Sak 8-19/20; Eventuelt

·        Ingen spesielle oppfølgningspunkter etter gjennomført årsmøte 14/3-19.

·        Pumpe i kjelleren er skiftet i Q1’19.

·        Tønnesen Rustfritt AS ser på mulig løsning for å hindre flere lekkasjer fra taket. Ansv.: ES

·        Alarmtesting gjennomført 21/3, ingen oppfølgningspunkt.

·        Taket sjekket for reirmatr.

·        Badetrapp satt ut 2/4

·        Sofus igangsettes Ansv.: TT

·        Beboere ikke fornøyd med innvendig renhold i gangene.  Forholdet tas opp med vaktmester.      Ansv.: ES

Neste styremøte:

Tirsdag 14/5 kl. 18.00 på hytta hos ES.

Referat styremøte 27.02.19

Sameiet Promenadebygget Kjøita

Referat fra styremøte 27.02. 2019.

Til stede:              Eivind Soldal

                             Kjell Ove Viken

                             Torleif Knutsen

                             Tomm Thorkildsen

                              Kari Pettersen

Sak 36-18/19; Godkjennelse av referat fra styremøte 23.01. 2019:

Referatet ble godkjent.

Sak 37-18/19;             Årsmøte:

Følgende er avklart:  Tidspunkt:      Torsdag 14. marsr 2019

                                   Sted:                  Elvebredden cafe

                                   Deltaker:           B. Høyer Jonassen, bekreftet.

Årsmelding:   

Følgende gjenstår:           HMS inkl. tilbud på innealarm         v/ TK

                                        Flom v/ TT

                                         Ferdigstilling av årsmelding (klar for trykking) v/ KP

                                        Trykking v/ TK og ES

Årsmøte dagen:               Mat / servering må sjekkes i forkant v/ TK

                                         Sekretæroppgaver v/ TK

                                         Registrering v/ TT

                                         Høyttaler anlegg v/ KOV

Sak 37-18/19: Arbeidsfordeling i styret

Til første styremøte etter avholdt årsmøte, skal arbeidsoppgavene så langt mulig konkretiseres hvoretter fordeling av oppgavene mellom styrets medlemmer foretas.

Sak 38-18/19; Eventuelt

·       Økt avkastning.

        Det skal, etter mottatt siste oppgjør fra salg av parkeringsrettighetene, vurderes å foreta          

        plassring av inntil kr. 500.000 som fastrenteinnskudd i ett år. 

·       Nødlyskontroll.

        Merknader fra kontrollen, foretatt av OneCo, skal sjekkes og alternativt tilbud innhentes.

        Ansv.: ES/KOV

·        NB:Tidspkt. for sommerfesten 2019 er satt til lørdag 15. juni.